Spółka zagraniczna dla e-commerce – Estonia, Irlandia czy Wielka Brytania?

Rejestracja spółki za granicą nie oznacza automatycznie niższych kosztów prowadzenia sklepu internetowego. Na ich wysokość wpływają miejsce faktycznego zarządzania, lokalizacja magazynów, rynki sprzedaży oraz sposób wypłaty zysku. Spółka zagraniczna dla ecommerce o międzynarodowym zasięgu powinna być dopasowana do rzeczywistego modelu działalności sklepu. Porównujemy warunki prowadzenia działalności w Estonii, Irlandii i Wielkiej Brytanii pod względem obciążeń podatkowych, organizacji logistyki oraz obowiązków administracyjnych.

Dlaczego przedsiębiorcy e-commerce rozważają spółkę za granicą?

Utworzenie spółki zagranicznej może być elementem ekspansji na określony rynek, rozwoju współpracy z lokalnymi dostawcami lub organizacji zaplecza dystrybucyjnego. W takim modelu firma za granicą może usprawniać koordynację sprzedaży, zaopatrzenia i logistyki. Sama rejestracja podmiotu w innym państwie nie jest jednak warunkiem prowadzenia sprzedaży międzynarodowej.

Faktyczne sprawowanie zarządu z terytorium Polski może skutkować powstaniem obowiązków w zakresie polskiego podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), mimo zagranicznej rejestracji spółki. Konieczne jest zatem ustalenie jej rezydencji podatkowej oraz ocena zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Odrębnej analizy wymagają zasady opodatkowania wynagrodzeń i dywidend otrzymywanych przez wspólnika, a także ewentualne zastosowanie polskich przepisów dotyczących zagranicznych jednostek kontrolowanych (CFC).

Estonia, Irlandia i Wielka Brytania – różnice organizacyjne i podatkowe

Spółka w Estonii korzysta co do zasady z odroczenia opodatkowania zatrzymanych zysków do momentu ich dystrybucji. Standardowy podatek na poziomie spółki wynosi 22/78 kwoty wypłaty netto, co odpowiada 22% zysku przeznaczonego do podziału przed opodatkowaniem. Obowiązek podatkowy mogą powodować również wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą. E-rezydencja umożliwia korzystanie z cyfrowych usług administracyjnych, lecz nie zmienia osobistej rezydencji podatkowej właściciela. Spółka musi posiadać adres rejestrowy, a jeżeli znajduje się on poza Estonią, konieczne jest ustanowienie uprawnionej osoby kontaktowej w tym kraju.

Spółka w Irlandii podlega zasadniczo opodatkowaniu według stawki 12,5% od dochodów z działalności gospodarczej kwalifikowanych jako trading income oraz 25% od dochodów pasywnych, między innymi z najmu. Do podstawowych wymogów organizacyjnych należą utrzymywanie adresu rejestrowego w Irlandii oraz powołanie sekretarza spółki. Co najmniej jeden dyrektor musi być rezydentem państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że spółka korzysta z ustawowego wyjątku, na przykład ustanawia wymagane zabezpieczenie typu bond. Wymóg dotyczący miejsca zamieszkania dyrektora może spełnić również osoba mieszkająca w Polsce.

Spółka LTD w UK musi posiadać brytyjski adres rejestrowy, natomiast jej dyrektor nie ma obowiązku zamieszkiwania w Zjednoczonym Królestwie. W ramach Corporation Tax stawka dla małych zysków wynosi 19% i obejmuje kwalifikujące się spółki osiągające zyski do 50 tys. GBP. Przy zyskach przekraczających 250 tys. GBP stosuje się stawkę podstawową 25%. W przedziale pomiędzy tymi progami możliwe jest zastosowanie ulgi marginalnej (Marginal Relief). Progi podlegają odpowiedniemu obniżeniu między innymi przy występowaniu spółek powiązanych oraz okresach rozliczeniowych krótszych niż 12 miesięcy. Obrót towarowy między UE a Anglią, Szkocją i Walią wymaga dodatkowo uwzględnienia formalności celnych oraz zasad rozliczania VAT z tytułu importu.

Obsługa płatności, marketplace’ów i kontrahentów zagranicznych

Przed rejestracją należy sprawdzić, czy wybrana platforma i operator płatności obsługują dany kraj, formę prawną oraz kategorię produktów. Otwarcie spółki nie gwarantuje aktywacji konta. Weryfikacja może obejmować dokumenty rejestrowe, adres działalności, tożsamość osób reprezentujących firmę i beneficjentów rzeczywistych.

Do porównania kosztów trzeba włączyć prowizje, przewalutowania, terminy wypłat oraz obsługę zwrotów i sporów płatniczych. Dane sprzedawcy na platformie, fakturach i rachunku rozliczeniowym powinny być spójne. W umowach z dostawcami należy określić walutę, odpowiedzialność za transport i stronę pokrywającą koszty importu. Pozwala to oszacować marżę po dostarczeniu zamówienia.

Księgowość oraz raportowanie przy sprzedaży online poza Polską

Księgowość powinna uzgadniać zamówienia, zwroty, prowizje i wypłaty operatorów. Przelew z marketplace’u nie odpowiada zwykle pełnej wartości sprzedaży, ponieważ platforma potrąca opłaty. Potrzebne są raporty transakcyjne oraz ewidencja zapasów i przemieszczeń między magazynami.

W unijnej sprzedaży konsumenckiej VAT OSS może uprościć rozliczenie transakcji objętych procedurą. Nie zastępuje jednak wszystkich lokalnych rejestracji VAT. Magazyn w innym państwie może powodować dodatkowe obowiązki, a zwykłej sprzedaży z tego magazynu do konsumenta w tym samym kraju zasadniczo nie rozlicza się w OSS.

Dochodzi raportowanie roczne: w Estonii sprawozdanie składa się także przy braku działalności, w Irlandii wymagany jest annual return, a w UK odrębnie funkcjonują sprawozdania i confirmation statement. Budżet powinien obejmować księgowość, obsługę rejestrową oraz rozliczenia w państwach magazynowania.

Jak dobrać jurysdykcję do modelu sprzedaży internetowej?

Jeżeli strategia rozwoju zakłada reinwestowanie zysków, spółka w Estonii prowadząca handel online jest jednym z rozwiązań, które warto przeanalizować. Spółka w Irlandii może natomiast odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa budującego lokalny zespół i rozwijającego współpracę z tamtejszymi partnerami. W przypadku koncentracji sprzedaży na rynku brytyjskim model, w którym działalność prowadzi spółka LTD w UK, należy porównać pod względem kosztów i logistyki z realizacją dostaw bezpośrednio z UE.

Spółka zagraniczna dla ecommerce powinna być dopasowana do modelu operacyjnego sklepu oraz kierunków jego rozwoju. Przed wyborem jurysdykcji porównujemy roczne koszty prowadzenia działalności, opodatkowanie zysków na poziomie spółki i wypłat na rzecz wspólników, a także obowiązki w zakresie VAT. Taka analiza pozwala ocenić, czy firma za granicą obsługująca sklep internetowy ułatwi rozwój sprzedaży na wybranych rynkach.