LTD SolutionsZmiana formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej stanowi istotne wydarzenie w toku funkcjonowania przedsiębiorcy i może wywierać dalekosiężne skutki zarówno prawne, jak i ekonomiczne. W szczególności, przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) należy do najczęściej wybieranych form reorganizacji przedsiębiorstwa, podyktowanej m.in. chęcią ograniczenia osobistej odpowiedzialności majątkowej przedsiębiorcy, zwiększenia transparentności prowadzonej działalności, a także ułatwienia pozyskiwania kapitału lub planowania sukcesji.
Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na zmianę formy działalności?
Decyzja o zmianie formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej z jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) stanowi strategiczny krok, który najczęściej uzasadniany jest względami zwiększenia bezpieczeństwa prawnego oraz finansowego przedsiębiorcy. W odróżnieniu od jednoosobowej działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania związane z prowadzoną działalnością, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zgodnie z art. 151 § 4 oraz art. 151 § 6 Kodeksu spółek handlowych – odpowiedzialność wspólników ogranicza się co do zasady wyłącznie do wysokości wniesionych wkładów. Oznacza to, iż w przypadku niewypłacalności spółki egzekucja wierzytelności nie może zostać skierowana do majątku osobistego wspólnika.
Ponadto, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może – w określonych okolicznościach – oferować bardziej elastyczne oraz korzystne rozwiązania w zakresie opodatkowania dochodu. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców generujących znaczne zyski, którzy zyskują możliwość planowania podatkowego poprzez wypłatę środków finansowych w formie dywidendy, wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji w organach spółki (np. członka zarządu), czy zawarcia umów cywilnoprawnych ze spółką. W określonych konfiguracjach strukturalnych może to prowadzić do obniżenia łącznego ciężaru podatkowego.
Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą – formalności i koszty
W pierwszej kolejności przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia wniosku CEIDG-1 z odpowiednio zaznaczoną opcją „wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG”. Złożenie takiego wniosku skutkuje formalnym wykreśleniem przedsiębiorcy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i stanowi podstawę do uznania działalności gospodarczej za zakończoną. Wniosek może zostać złożony na kilka sposobów: elektronicznie za pośrednictwem platformy CEIDG (z wykorzystaniem Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego), osobiście w dowolnym urzędzie gminy, bądź też drogą korespondencyjną.
Następnie przedsiębiorca zobowiązany jest do zamknięcia firmowego rachunku bankowego oraz dopełnienia obowiązków wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności poprzez złożenie formularza ZUS ZWUA – służącego wyrejestrowaniu płatnika z ubezpieczeń. Równolegle należy dokonać odpowiednich rozliczeń podatkowych względem urzędu skarbowego, co może obejmować złożenie deklaracji VAT (np. VAT-Z, jeśli przedsiębiorca był podatnikiem VAT) oraz rozliczenia podatku dochodowego.
Dodatkowo, zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym, były przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji księgowej przez określony ustawowo czas (np. księgi rachunkowe i dowody księgowe przez okres 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło zakończenie działalności). Choć sama procedura zamknięcia działalności nie wiąże się z istotnymi kosztami administracyjnymi, warto rozważyć zaangażowanie doradcy podatkowego, biura rachunkowego lub prawnika – zwłaszcza w sytuacjach, gdy zamknięcie działalności jest powiązane z zaległościami podatkowymi, środkami trwałymi, czy likwidacją majątku przedsiębiorstwa.
Jak założyć spółkę z o.o. – samodzielnie czy przez notariusza?
Procedura zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) może zostać przeprowadzona w jednym z dwóch trybów: w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego S24 albo w sposób tradycyjny – poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Wybór odpowiedniego trybu zależy od stopnia skomplikowania planowanej struktury korporacyjnej, charakteru planowanej działalności, a także indywidualnych potrzeb i oczekiwań wspólników.
Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24, działającym na podstawie art. 1571 Kodeksu spółek handlowych (KSH), stanowi rozwiązanie szybsze, bardziej ekonomiczne i dostępne w całości online.Czas rejestracji – przy poprawnie złożonym wniosku – może wynosić od jednego do kilku dni roboczych. Należy jednak podkreślić, że system S24 dopuszcza wyłącznie możliwość zawarcia umowy spółki na podstawie wzorca udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, bez możliwości jego modyfikacji poza zakresem przewidzianym w formularzu. Oznacza to m.in. brak możliwości wprowadzenia niestandardowych postanowień korporacyjnych, uprzywilejowania udziałów, złożonej reprezentacji, czy wniesienia wkładów niepieniężnych (aportów).
Zawarcie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego – zgodnie z art. 157 § 2 KSH – daje pełną swobodę kształtowania treści umowy spółki oraz dostosowania jej do specyfiki przedsięwzięcia i oczekiwań wspólników. Umożliwia również wniesienie wkładów niepieniężnych już na etapie zawiązania spółki. Należy jednak liczyć się z wyższymi kosztami – obejmującymi taksę notarialną (uzależnioną od wysokości kapitału zakładowego), opłaty sądowe oraz koszt ogłoszenia w MSiG. Łączny koszt może wynosić od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych. Czas rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym w tym trybie wynosi zazwyczaj od 7 do 14 dni roboczych, choć w praktyce może się on wydłużyć w zależności od obciążenia sądu rejestrowego.
Przekształcenie czy zamknięcie i nowa spółka – co się bardziej opłaca?
Zasadniczą zaletą przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest zachowanie ciągłości prawnej prowadzonego przedsiębiorstwa. Przekształcenie polega bowiem na kontynuacji bytu prawnego w zmienionej formie organizacyjno-prawnej. Oznacza to, że spółka powstała w wyniku przekształcenia pozostaje podmiotem praw i obowiązków przekształcanego przedsiębiorcy (zasada kontynuacji), a co za tym idzie – zachowuje numer NIP, REGON, koncesje, zezwolenia, certyfikaty oraz umowy zawarte z kontrahentami, jak również historię kredytową oraz zdolność płatniczą w relacjach z instytucjami finansowymi.
Procedura przekształcenia, mimo swych zalet, charakteryzuje się jednak stosunkowo wysokim stopniem sformalizowania. Wymaga m.in. sporządzenia planu przekształcenia wraz z wymaganymi załącznikami, w tym sprawozdaniem finansowym sporządzonym na określony dzień przekształcenia oraz projektem oświadczenia o przekształceniu, który musi zostać złożony przez przedsiębiorcę przed notariuszem w formie aktu notarialnego. Niezbędne jest także uzyskanie opinii biegłego rewidenta powołanego przez sąd rejestrowy celem zbadania planu przekształcenia. Cała procedura może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od sprawności działania sądu oraz dostępności biegłych rewidentów, a także wiązać się z istotnymi kosztami (opłaty notarialne, biegły rewident, koszty rejestracyjne, ewentualna pomoc prawna i księgowa).
Alternatywą jest zakończenie jednoosobowej działalności gospodarczej w drodze złożenia wniosku o wykreślenie wpisu z CEIDG, a następnie założenie nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – w trybie online lub w formie aktu notarialnego. Rozwiązanie to, choć skutkuje brakiem zachowania formalnej ciągłości prawnej (m.in. utrata NIP i REGON, konieczność zawierania umów na nowo, brak sukcesji praw i obowiązków), może być znacznie szybsze i bardziej opłacalne kosztowo – zwłaszcza w przypadkach, gdy przedsiębiorcy nie zależy na przejęciu dotychczasowej historii działalności lub gdy struktura nowej spółki znacząco różni się od uprzednio prowadzonej działalności (np. nowi wspólnicy, nowy zakres działalności).
Gotowa spółka z o.o. jako alternatywa – na czym to polega i kiedy warto?
Gotowa spółka z o.o. to podmiot już zarejestrowany w KRS, który posiada nadany numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON, a często również aktywne konto bankowe. W praktyce oznacza to, że nowy właściciel (lub właściciele) mogą rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej praktycznie natychmiast po przejęciu udziałów, bez konieczności oczekiwania na rejestrację spółki i uzyskanie wymaganych identyfikatorów urzędowych.
Do nabycia gotowej spółki dochodzi zazwyczaj poprzez zawarcie umowy sprzedaży udziałów w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych). W przypadku spółek założonych w formie aktu notarialnego możliwe jest dokonanie zmian w umowie spółki równolegle z transakcją sprzedaży – np. zmiana firmy, siedziby, przedmiotu działalności (PKD), składu zarządu czy wysokości kapitału zakładowego. Zmiany te wymagają jednak zgłoszenia do KRS, co wiąże się z koniecznością ich formalnej rejestracji, jednak sama działalność gospodarcza może być rozpoczęta niezwłocznie po przejęciu kontroli nad spółką.
Zakup gotowej spółki może być korzystny m.in. w przypadku konieczności pilnego przystąpienia do przetargu, zawarcia kontraktu warunkującego posiadanie numeru KRS, lub spełnienia formalnych wymogów partnerów biznesowych lub instytucji finansowych. Należy jednak podkreślić, że transakcja zakupu gotowej spółki wiąże się również z pewnym ryzykiem prawnym, w szczególności związanym z ewentualną wcześniejszą aktywnością gospodarczą spółki, jej zobowiązaniami, sporami sądowymi, zaległościami podatkowymi lub wobec ZUS.
Zamknięcie jednoosobowej działalności i założenie spółki z o.o. to krok, który wymaga przemyślenia i znajomości procedur. Właściwe przygotowanie i wybór odpowiedniej ścieżki – samodzielnej rejestracji, przekształcenia czy zakupu gotowej spółki – pozwala sprawnie przejść przez ten proces i skorzystać z zalet prowadzenia biznesu w formie spółki z o.o.
